【5ステップで属人化を防ぐ】福祉の業務マニュアルの作り方｜手順書に書く項目と更新のしくみ

公開日: 2026-09-07 / 更新日: 2026-09-07 ／ 著者: 杉本 悠飛 (株式会社フェアテクノロジーズ 取締役・株式会社テクキャリ 取締役 ／ ウェルビーラーニング事業責任者) ／ 想定読了時間: 約9分

対象読者: 障がい福祉事業所の管理者・サービス管理責任者・現場リーダー

福祉の業務マニュアルとは、事業所で繰り返し行う業務について、目的、進め方、判断の観点、確認方法を、担当者以外にも同じように伝わる形で整理した文書です。

業務マニュアルづくりのチェックリスト

確認領域	確認する内容	見る資料	改善の方向	担当
対象業務	担当者が変わると止まる業務	引き継ぎメモ・申し送り	優先して書く業務を選ぶ	管理者
手順	実際の進め方と順序	既存の手順書・作業記録	現場の動きに合わせて直す	現場リーダー
判断	迷いやすい場面と考え方	相談記録・会議記録	判断の観点を言葉にする	サービス管理責任者
様式	書き方と項目のそろい方	各業務の手順書	見出しと項目をそろえる	作成担当
共有	保管場所と最新版の見分け方	共有フォルダ・掲示	探さずに開ける形にする	管理者
更新	見直す時期と担当	更新履歴	変更理由まで残す	チーム

1. 業務マニュアルが使われなくなる原因を先に押さえる

時間をかけて作った文書でも、保管場所が分からない、最新版がどれか分からない、書かれている手順が今のやり方と違う、という状態になると読まれなくなります。読まれない文書は更新もされないため、ずれがさらに広がります。

作り始める前に、次の状態がないかを確認します。

• 同じ業務の手順書が複数の場所にあり、どれが最新か分からない
• 手順書の書き方が担当者ごとに違い、必要な情報を探しにくい
• 手順は書かれているが、迷ったときの判断の観点が書かれていない
• 更新の担当と時期が決まっておらず、変更が口頭のまま残っている
• 新しく入った職員が、まず誰に聞けばよいか分からない

先に量を増やすのではなく、「どの業務を、誰が、どこに、どの形で置くか」をそろえることが出発点になります。

2. 福祉の業務マニュアルを5ステップで作る

ステップ1：書く業務を選ぶ

すべての業務を一度に文書化しようとすると、完成しないまま止まりやすくなります。まずは、担当者が不在だと進まない業務、新しい職員がつまずきやすい業務、確認の手戻りが起きやすい業務を選びます。

選ぶ際は、担当者の感覚だけで決めず、引き継ぎメモ、申し送り、会議記録に繰り返し出てくる話題を材料にします。

ステップ2：実際の進め方を書き出す

理想の手順ではなく、現場で今行われている進め方をそのまま書き出します。担当者に実演してもらいながら、別の職員が書き取ると、本人が省略している前提が見えやすくなります。

書き出した後で、順序の入れ替えや不要な作業の整理を行います。最初から整った文章にしようとせず、箇条書きから始めます。

ステップ3：判断が分かれる場面を言葉にする

手順だけを並べると、想定どおりに進まない場面で使えません。迷いやすい場面と、そのときに何を見て判断するかを書き添えます。

判断の書き方は、結論を一つに固定するのではなく、確認する順番と相談先を示す形にすると、現場の状況に合わせて使えます。支援の場面で判断の観点をそろえる考え方は、サービス管理責任者の育成を支える仕組みでも整理しています。

ステップ4：様式と保管場所をそろえる

業務ごとに書き方が違うと、読む側が毎回探し方を変えることになります。見出しの並び、必要な項目、書き出しの形をそろえ、保管場所と名前の付け方も統一します。

紙と共有フォルダを併用する場合は、どちらが最新かを決め、片方には最新版の場所を書いておきます。

ステップ5：更新の担当と時期を決める

作った時点で、次に見直す時期と担当を決めます。見直しのきっかけは時期だけでなく、業務の進め方を変えたとき、手戻りが続いたとき、新しい職員が同じ質問をしたとき、といった出来事でも設定できます。

3. 手順書に書く項目と書き方をそろえる

項目が足りないと、読んだ人が前提を推測して進めることになります。反対に情報を詰め込みすぎると、必要な箇所にたどり着けません。項目を固定し、それぞれを短く書くことが読みやすさにつながります。

各手順書には次をそろえます。

• この業務を行う目的と、完了した状態
• 対象となる職種や役割
• 進め方の順序と、各段階で使う様式
• 迷いやすい場面と、確認する順番
• 確認する人と、確認するタイミング
• 困ったときの相談先
• 最終更新日と、更新した担当

文章は、現場で使う言葉に合わせます。事業所内で呼び方が複数ある作業は、どれか一つに決めて全体でそろえると、口頭の指示と文書が食い違いにくくなります。

4. マニュアルを現場で使われる形に共有する

共有フォルダへ保存して案内しただけでは、必要な場面で思い出されません。新しい職員の受け入れ時に読む、担当を交代するときに一緒に確認する、といった具体的な場面と結び付けます。

受け入れの流れ全体を整えるときは、福祉の新人定着を支える受け入れ設計と合わせて確認すると、初日に伝えることと、後から手順書で確認することを分けやすくなります。

共有時は次をそろえます。

• 保管場所と、最新版の見分け方
• 読む場面と、読む対象者
• 分からないときの相談先
• 手順書と実際の進め方が違うと気づいたときの伝え方

最後の項目は見落とされがちですが、現場からのずれの報告が集まる状態になると、更新が滞りにくくなります。

5. 更新のしくみをつくって陳腐化を防ぐ

更新のたびに文書を作り直すと負担が大きくなります。変更した箇所と理由、変更日、担当を末尾に追記する形にすると、経緯を追いながら続けられます。

更新を続けるための工夫は次のとおりです。

• 見直す時期を、既にある会議や面談の予定に合わせる
• 変更の起点になった出来事を記録に残す
• 一度に全文を直さず、変わった箇所だけを直す
• 使われていない手順書は、統合するか役割を見直す
• 手順の変更を、職員へ伝える方法まで決めておく

記録の残し方をそろえる考え方は、研修記録を後から説明できる形に整える方法も参考になります。また、手順が変わったときの伝え方を年間の育成の流れへ組み込むと、周知が一度きりで終わりません。年間の組み立て方は福祉の研修計画の立て方で確認できます。

作業工程そのものを見直す場面では、B型の工賃向上を進める生産活動の設計で扱っている工程の分け方と完了条件の考え方も、手順書づくりに応用できます。

自事業所に適用される取り扱いは、所管自治体の通知や公式資料で確認してください。

FAQ

Q1. 福祉の業務マニュアルはどう作る？
A. 書く業務を選び、実際の進め方を書き出し、判断の観点、様式、共有、更新の順に決めます。

Q2. 業務マニュアルに書く項目は？
A. 目的、対象者、進め方、判断の観点、確認方法、相談先、最終更新日をそろえます。

Q3. 手順書とマニュアルの違いは？
A. 手順書は一つの業務の進め方、マニュアルはそれらをまとめた文書として使い分けると整理しやすくなります。

Q4. 業務マニュアルが使われないのはなぜ？
A. 探しにくい、最新版が分からない、現場の進め方とずれている、のいずれかが多く見られます。

Q5. 福祉の業務マニュアルは誰が作る？
A. 実際に担当している職員が書き出し、管理者や現場リーダーが様式と保管場所をそろえます。

Q6. 業務マニュアルはどのくらいの頻度で見直す？
A. 時期を決めるほか、進め方を変えたときや同じ質問が続いたときを見直しのきっかけにします。

Q7. 業務マニュアルと研修はどうつなげる？
A. 研修で共有した内容を手順書へ反映し、手順の変更を次の研修で伝える流れにします。

事例

架空事例

ある障がい福祉事業所では、業務の進め方が担当者ごとのメモに残されていました。担当が交代するたびに口頭で引き継いでいたため、進め方が少しずつ変わり、確認の手戻りが起きていました。

そこで、まず担当者が不在だと止まる業務を三つ選び、実際の進め方を別の職員が書き取る形で書き出しました。手順だけでなく、迷いやすい場面と確認する順番、相談先も書き添え、見出しと項目の並びを全体でそろえました。

保管場所を一か所に決め、最終更新日と担当を各手順書の末尾へ記載しました。定例会議では、手順書と実際の進め方が違っていた点を持ち寄る時間を設けました。この事例のポイントは、文書の数を増やすことではなく、ずれに気づいたときの伝え方まで決めたことです。

まとめ

• 業務マニュアルは、担当者が変わると止まりやすい業務から選んで作ります。
• 手順書には、進め方だけでなく、判断の観点と確認方法、相談先までそろえます。
• 保管場所、更新の担当、見直す時期を決めると、作った文書が使われ続けます。

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免責事項

本記事は、2026年9月時点における障がい福祉事業所の業務マニュアル作成に関する一般的な情報をまとめたものです。自事業所に適用される取り扱いや必要な確認事項は、サービス種別や自治体の運用によって異なるため、所管自治体の通知や公式資料で確認してください。個別の制度・法令上の判断が必要な場合は、所管自治体または弁護士・社会保険労務士などの専門家へご相談ください。

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